• Die Ombudsperson ist für „niedrigschwellige“ Lösungen aufzusuchen, d. h. es geht um ein Gesprächsangebot mit dem Ziel einer Klärung, einer Vermittlung, mitunter einer Mediation.

• Nur eine niedrige Eskalationsebene kann Gegenstand der Beratung sein.

• Die Anrufung einer Ombudsperson darf nicht als „Ebene des Scheiterns“ angesehen werden, im Gegenteil: Es soll zu einer Kontaktaufnahme mit einer Ombudsperson innerhalb einer Einrichtung ermutigt werden.

• an eine andere Ombudsperson der eigenen Einrichtung

• an eine Ombudsperson einer anderen Einrichtung („Vernetzungsgedanke“)

• an das Gremium „Ombudsman für die Wissenschaft“

• an das Team Wissenschaftliche Integrität der DFG:
  • gwp@dfg.de (bei Fragen zur guten wissenschaftlichen Praxis)
    oder
  • wi@dfg.de (bei Fragen zu Verdachtsfällen wissenschaftlichen Fehlverhaltens)

In der „Regelung“ zur Umsetzung der Leitlinien und Erläuterungen des Kodex (Ordnung / Satzung oder vergleichbar) der jeweiligen Einrichtung ist ausdrücklich die Formulierung aufzunehmen, dass ein Wahlrecht zwischen der lokalen Ombudsperson und dem überörtlichen Gremium „Ombudsman für die Wissenschaft“ bestehen soll. Mit einer solchen Formulierung haben Ratsuchende ein Wahlrecht, das ihre Einrichtung ihnen ausdrücklich eröffnet. 

Für die „Bekanntmachung“ von Ombudspersonen bieten sich verschiedene Wege an, beispielsweise:

• Bekanntmachung auf der Homepage an gut und leicht auffindbarer Stelle; der Suchbegriff „Ombudsperson“ sollte dabei weiterhelfen.

• Bekanntmachung durch einen Aushang, im Vorlesungsverzeichnis, in internen Mitteilungsblättern, in sozialen Medien.

• Vorstellung der Ombudspersonen in geeigneten Veranstaltungsformaten an der jeweiligen Einrichtung.

• Bei Personaleinstellungen eignet sich die Bekanntgabe der Ombudspersonen auch in Informationsbroschüren.

• Bitte immer die neuen sowie ausgeschiedenen Ombudspersonen der Geschäftsstelle des Gremiums „Ombudsman für die Wissenschaft“ melden, damit die Liste „Überblick über aktuelle Ombudspersonen“ für Ratsuchende stets aktuell ist.

Mögliche Maßnahmen zur Entlastung von Ombudspersonen sind:

• Ombudspersonen können zeitlich und inhaltlich durch die Einrichtung einer Geschäftsstelle für Ombudsangelegenheiten entlastet werden.

• Eine Entlastung für Ombudspersonen kann auch durch eine Stundenreduktion der Lehrtätigkeit erfolgen.

• Die Benennung mehrerer Ombudspersonen an einer Einrichtung führt ebenfalls zu entlastenden Effekten.

Ombudspersonen müssen nicht zwingend promoviert sein. Es sollten Personen mit dem Ombudsamt betraut werden, die sich mit den einschlägigen Fragestellungen in der jeweiligen Einrichtung gut auskennen. Sie sollten in der Wissenschaft selbst oder in wissenschaftsnahen Bereichen (z. B. Wissenschaftsmanagement, Forschungsbibliotheken, Forschungsdatenmanagement) tätig sein, über Leitungserfahrung verfügen, für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ansprechbar und akzeptiert sein. Daher kann es sich anbieten, bei mehreren Ombudspersonen unterschiedliche Profile zu berücksichtigen.

Die Geschäftsstelle des Gremiums „Ombudsman für die Wissenschaft“ kann hier weitere Informationen geben und insbesondere an Einrichtungen verweisen, die bereits eine Geschäftsstelle für das Ombudswesen eingerichtet haben.

• GwP sollte zu einem „regelmäßigen“ Austauschthema in der Einrichtung werden.
• Einbindung der Hochschulorgane , z. B. Fakultätsrat und Senat
• Für das Thema gwP ist bereits im Kontext von Berufungsverhandlungen zu sensibilisieren; Expertise in gwP sollte Inhalt jeder Berufungsvereinbarung sein.
• Bei Einführungstagen/-veranstaltungen für neue Professorinnen und Professoren sollte gwP eines der adressierten Themen sein.
• In der hochschulischen Ausbildung sollte gwP ein fester Bestandteil sein; so sollten Veranstaltungen zur gwP fest zum Curriculum gehören, u.a. Voraussetzung sein, um sich für den Masterstudiengang anmelden zu können; hierzu sollten Konzepte entwickelt werden.
• Es sollten überdies Schulungen für Ombudsleute angeboten werden, damit auch diese ihre Expertise ausbauen und in einen Erfahrungsaustausch treten können. Die insgesamt positive Ausgestaltung des Amtes der Ombudsperson sollte durch die Einrichtung unterstützt werden.

Nein, dieser Personenkreis ist vom Sinn und Zweck der Regelung nicht erfasst, da er i. d. R. institutionell unabhängig von der Leitung der Einrichtung agieren und in entsprechenden Konfliktfällen beraten kann.

Dies wäre denkbar und trägt dem Grundgedanken der Vermeidung von Abhängigkeitsverhältnissen Rechnung; es ist aber nach dem Kodex keine zwingende Vorgabe.