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Umsetzung der Leitlinien

Alle Hochschulen und außerhochschulischen Forschungseinrichtungen setzen sowohl Ebene eins als auch Ebene zwei der Leitlinien 1 bis 19 des Kodex der DFG „Leitlinien guter wissenschaftlicher Praxis“ – je nach Organisationsform der Einrichtung – rechtsverbindlich um, um Fördermittel durch die DFG erhalten zu können. Einrichtungen, die die Leitlinien nicht umsetzen, erhalten keine Fördermittel. Bereits bei der Antragstellung und sodann in den Verwendungsrichtlinien der DFG und in den Verwendungsrichtlinien der von der DFG betreuten Förderinstrumente erfolgt eine Verpflichtung unter anderem der Antragstellerinnen und Antragsteller sowie der Bewilligungsempfängerinnen und -empfänger auf die Einhaltung der Regeln guter wissenschaftlicher Praxis.

Der Kodex tritt am 1.8.2019 in Kraft. Für diejenigen Hochschulen und außerhochschulischen Forschungseinrichtungen, die bereits die einschlägigen Regelungen der Denkschrift der DFG „Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis“ rechtsverbindlich umgesetzt haben, besteht eine zweijährige Übergangsfrist für die Umsetzung der Leitlinien des Kodex. Die Frist beginnt am 1.8.2019 und endet am 31.7.2021. [Das Ende der Umsetzungsfrist wurde mit Beschluss der DFG-Mitgliederversammlung vom 1.4.2022 auf den 31.7.2023 verlängert.]

Hochschulen und außerhochschulische Forschungseinrichtungen (insbesondere Mitglieder der Allianz der Wissenschaftsorganisationen) setzen die Leitlinien – je nach Organisationsform der Einrichtung – rechtsverbindlich um.

Sofern eine außerhochschulische (wissenschaftliche) Einrichtung aufgrund ihrer Organisationsstruktur oder ihrer Verfasstheit oder aufgrund sonstiger Umstände die Leitlinien nicht in eigener Verantwortung rechtsverbindlich umsetzen kann, bestehen verschiedene Möglichkeiten zur Umsetzung und Anerkennung des Kodex. Die betroffenen Einrichtungen können sich an eine Forschungseinrichtung, die den Kodex der DFG umgesetzt hat, anschließen und deren Umsetzung des Kodex als für sich verbindlich anerkennen (Kooperationsmodell). Findet die außerhochschulische (wissenschaftliche) Einrichtung keinen Kooperationspartner kann sie sich an die HRK wenden, die eine „Partnereinrichtung“ vermittelt, die bereit ist, sich in Fällen eines Verdachts wissenschaftlichen Fehlverhaltens des jeweiligen Einzelfalls anzunehmen (Auffangmodell). In Ombudsangelegenheiten können sich die betreffenden Einrichtungen an das Gremium „Ombudsman für die Wissenschaft“ wenden. Die Leitlinien des Kodex setzen sie sinngemäß um.

Hinweise zur Umsetzung

Wer muss umsetzen?

Hochschulen und außerhochschulische Forschungseinrichtungen müssen die 19 Leitlinien (Ebene 1) und ihre Erläuterungen (Ebene 2) des Kodex rechtsverbindlich umsetzen, um Fördermittel durch die DFG erhalten zu können.

  • Bitte beachten Sie, dass eine Umsetzung der Leitlinien nur im Zusammenhang mit einer Antragstellung zwingend erforderlich ist. Sollten Sie oder eine bei Ihrer Einrichtung beschäftigte, wissenschaftlich tätige Person erstmals einen DFG-Antrag einreichen, sind der Umsetzungsprüfung innerhalb der DFG-Geschäftsstelle weitere formelle Prüfschritte vorgelagert; dies sind insbesondere die Prüfung der Antragsberechtigung und die Festlegung von Abrechnungsmodalitäten.

Sonderfälle

Was muss in Bezug auf die Umsetzung der Leitlinien bei einem Einrichtungswechsel beachtet werden?

In Fällen des Einrichtungswechsels von Personen mit laufender Bewilligung ist während dieser Laufzeit kein Nachweis der Umsetzung der Regeln zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis durch die Einrichtung zu erbringen, um die Mobilität von Forschenden mit laufender DFG-Förderung nicht zu beeinträchtigen.

Welche Einrichtungen müssen bei Anträgen im Rahmen von NFDI-Konsortien die Leitlinien umsetzen?

In der NFDI-Konsortien-Förderung besteht ausschließlich ein Rechtsverhältnis zwischen der DFG und der antragstellenden Einrichtung („applicant institution“). Für die weiteren Einrichtungen, die an der Antragstellung beteiligt sind („co-applicant institutions“ sowie „participants“), ist eine institutionelle Umsetzung der Leitlinien nicht verpflichtend.

Bis wann muss der Kodex in meiner Einrichtung umgesetzt sein?

Seit Inkrafttreten des Kodex zum 1. August 2019 müssen Hochschulen und außerhochschulischen Forschungseinrichtungen die 19 Leitlinien (Ebene 1) und ihre Erläuterungen (Ebene 2) rechtsverbindlich umsetzen, um Fördermittel durch die DFG erhalten zu können.

  • Eine Antragstellung ist auch ohne eine von der DFG-Geschäftsstelle geprüfte und von den einrichtungsinternen Gremien rechtsverbindlich verabschiedete Umsetzung möglich. Bitte beachten Sie, dass die Fördermittel erst ausgezahlt werden können, wenn der DFG eine auf Vollständigkeit positiv geprüfte Umsetzung vorliegt.

Für diejenigen Hochschulen und außerhochschulischen Forschungseinrichtungen, die bereits die einschlägigen Regelungen der DFG-Denkschrift „Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis“ rechtsverbindlich umgesetzt haben, besteht eine Übergangsfrist für die Umsetzung des Kodex, die am 31. Juli 2023 endet.

  • Wurde die Umsetzung der Leitlinien bereits vor dem Stichtag bei der DFG-Geschäftsstelle zur Durchsicht eingereicht, ist der Austausch in der Sache aber noch nicht abgeschlossen, wird bereits die Einreichung der Umsetzung als fristwahrend angesehen, sofern die Umsetzung einen ernsthaften Umsetzungsversuch beinhaltet und mit der Freigabe gerechnet werden kann.

Wie muss umgesetzt werden?

Für die erfolgreiche Umsetzung der Leitlinien ist eine inhaltliche Prüfung und Freigabe durch die DFG-Geschäftsstelle (Team „Wissenschaftliche Integrität“) erforderlich. Bitte berücksichtigen Sie, dass die inhaltliche Beschäftigung mit Ihrer Umsetzung einige Zeit in Anspruch nimmt.

Das finale Dokument zur Umsetzung der Leitlinien ist der DFG-Geschäftsstelle entweder postalisch im Original mit Unterschrift, in beglaubigter Kopie oder als elektronisches Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur im Sinne des Signaturgesetzes zu übersenden (Postfach: gwp@dfg.de). Es handelt sich hierbei um ein zur Auszahlung von Fördermitteln berechtigendes Dokument.

  • Bei Fragen zur Umsetzung des Kodex „Leitlinien zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis“ können Sie uns über gwp@dfg.de kontaktieren.
  • Einen Entwurf der Umsetzung können Sie bereits zur ersten Durchsicht an die DFG-Geschäftsstelle (Team „Wissenschaftliche Integrität“) übermitteln, auch wenn noch nicht alle innerhalb Ihrer Einrichtung zuständigen Gremien beteiligt waren.
  • Bitte senden Sie die Dokumente zur ersten Durchsicht ausschließlich im Word-Format an gwp@dfg.de.

Für eine Umsetzung der Leitlinien des Kodex sind mehrere Varianten denkbar.

Variante eins: Eigene Umsetzung

Die 19 Leitlinien (Ebene 1) und ihre Erläuterungen (Ebene 2) des Kodex „Leitlinien zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis“ sind in ihren wesentlichen Elementen sinngemäß umzusetzen. Eine wörtliche Übernahme der Texte der einzelnen Leitlinien und Erläuterungen des Kodex ist dementsprechend nicht erforderlich. Bitte individualisieren und konkretisieren Sie die Leitlinien des Kodex bei der Umsetzung in einer für Ihre Einrichtung passenden Weise. Gegebenenfalls kann es dabei hilfreich sein, Ihre Regelungen zu exemplifizieren.

In welcher rechtlichen Form muss die Umsetzung erfolgen?

Die der rechtsverbindlichen Umsetzung des DFG-Kodex dienenden Regelwerke erlassen die Hochschulen und außerhochschulischen Forschungseinrichtungen auf Basis einer hinreichenden Rechtsgrundlage im jeweiligen Landesrecht; das Umsetzungsdokument kann eine Satzung, eine Ordnung usw. sein. Die Rechtsnatur des Umsetzungsdokuments hängt von der Organisationsform Ihrer Einrichtung ab. Entscheidend ist, dass die Inhalte der Umsetzung für alle an Ihrer Einrichtung tätigen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sowie die Leitung der Einrichtung eine rechtliche Bindungswirkung entfalten. Da die DFG in Entsprechung zum Rechtsdienstleistungsgesetz nicht zur Rechtsberatung im Einzelfall berechtigt ist, können wir keine verbindliche Auskunft darüber geben, welche konkrete Umsetzungsart für Ihre Einrichtung in Betracht kommt, um den vorgenannten Anforderungen zu entsprechen. Diese Frage ist im Zweifel über die Rechtsabteilung Ihrer Einrichtung zu klären.

Sind Verweise auf Regelungen außerhalb des eigentlichen Umsetzungstextes möglich?

  • Die Leitlinien des Kodex betreffen das wissenschaftliche Arbeiten im einem umfassenden Sinn. Zur Umsetzung bedarf es eines zentralen Dokuments.
  • Sofern Sie einzelne Abschnitte oder Inhalte der Leitlinien in anderen Regelungswerken weiter ausgeführt haben, ist keine neuerliche Aufnahme in den Umsetzungstext selbst erforderlich, sondern Sie können auf die entsprechenden Dokumente verweisen.
    • Beispielsfälle für weiter ausführende Regelwerke sind etwa ein Gleichstellungsplan, interne Regelungen zur Personalauswahl oder ein Plan zum Forschungsdatenmanagement.
  • Eine Umsetzung der Leitlinien durch eine Generalklausel im Sinne einer allgemeinen Verpflichtung auf die Leitlinien ist nicht möglich. Dies stellt keine rechtsverbindliche Umsetzung der Leitlinien dar. Sinn und Zweck der Umsetzung soll die individuelle Befassung mit den Leitlinien in Bezug auf Ihre Einrichtung sein. Die Einrichtung muss die Leitlinien eigenständig in eigenes Recht umsetzen.

Muss die Struktur des Kodex bei der Umsetzung beibehalten werden?

  • Eine Übernahme der Struktur des Kodex ist für eine Umsetzung nicht erforderlich, wenngleich Sie sich bei einer Neuumsetzung an dessen Struktur orientieren können.
  • Sollte Ihre Einrichtung bereits die Regelungen der Denkschrift umgesetzt haben, können Sie auch an die bisher etablierte Struktur anknüpfen.

Gibt es für die Umsetzung der Leitlinien weitere Hilfestellungen?

Die Hochschulrektorenkonferenz (HRK) hat im Mai 2022 eine eigene, unverbindliche „Mustersatzung zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis und zum Umgang mit Verdachtsfällen wissenschaftlichen Fehlverhaltens“ verabschiedet. Diese ist dazu gedacht, den individuellen Erarbeitungsprozess in den Einrichtungen zu erleichtern. Die Mustersatzung ist nicht zwingend zu verwenden, sondern sie unterbreitet musterhaft Formulierungsvorschläge. Zur Erstellung einer eigenen Umsetzung können auch lediglich einzelne Abschnitte der Mustersatzung herangezogen werden, wenn im Übrigen abweichende Formulierungen Verwendung finden sollen. Weiterhin ist auch eine vollständig eigene Umsetzung gänzlich ohne Rückgriff auf die Mustersatzung möglich.

Alle Umsetzungen des Kodex, die die DFG-Geschäftsstelle bereits freigegeben hat, behalten ihre Gültigkeit. Bereits eingereichte, noch nicht freigegebene Umsetzungsentwürfe sollten nur auf der Grundlage etwaiger Rückmeldungen durch Mitglieder des Teams Wissenschaftliche Integrität überarbeitet werden.

Eine Orientierung an den Formulierungen der HRK-Mustersatzung ersetzt nicht den einrichtungsspezifischen Reflexionsprozess, der der Erarbeitung einer rechtsverbindlichen Umsetzung des Kodex vorausgehen muss.

Variante zwei: Kooperationsmodell

Neben einer eigenen Umsetzung besteht die Möglichkeit, sich der Umsetzung einer anderen Einrichtung anzuschließen und deren Umsetzung als für sich verbindlich anzuerkennen. Dies ist insbesondere dann denkbar, wenn Ihre Einrichtung wenige Personen beschäftigt, die forschend tätig sind, und aus diesem Grund etwa keine ausreichende Anzahl von Personen für die Ombudsarbeit oder eine Kommission zur Untersuchung wissenschaftlichen Fehlverhaltens eingesetzt werden kann. In diesem Fall könnte eine Kooperation mit einer Einrichtung, mit der Sie im wissenschaftlichen Kontext zusammenarbeiten, angezeigt sein.

Auf welche Inhalte kann sich die Kooperationsvereinbarung beziehen?

Eine Einrichtungsleitung kann sich der Umsetzung der Regeln guter wissenschaftlicher Praxis einer anderen Einrichtung anschließen und sie auch für die eigene Einrichtung sinngemäß zur Anwendung bringen.

  • Bitte prüfen Sie während der Übergangsphase (bis zum 31. Juli 2023) zudem, ob Ihr angestrebter Kooperationspartner bereits eine von der DFG akzeptierte Umsetzung des Kodex verabschiedet hat oder noch unter den Regelungen der bis zum Ablauf der Übergangsfrist fortgeltenden Umsetzung der DFG-Denkschrift operiert. Ist Letzteres der Fall, sind Grundlage der Kooperation die umgesetzten Regelungen der Denkschrift; dieser Umstand muss sich aus der Kooperationsvereinbarung ergeben, das heißt der Mustertext ist entsprechend anzupassen. Sobald die Einrichtung, mit der Sie kooperieren, die Leitlinien des Kodex umgesetzt hat, gilt die alte Kooperationsvereinbarung nicht fort. Die Kooperationsvereinbarung muss auf der aktualisierten Grundlage neu geschlossen und der DFG übersandt werden.

Eine Einrichtungsleitung kann sich dem Ombudswesen einer anderen Einrichtung anschließen.

Eine Einrichtungsleitung kann sich dem Verfahren der Kommission zur Untersuchung von Vorwürfen wissenschaftlichen Fehlverhaltens einer anderen Einrichtung anschließen.

Wie ist die Kooperation zwischen den beiden Einrichtungen rechtswirksam zu vereinbaren und gegenüber der DFG anzuzeigen?

  • Bitte beachten Sie, dass als Kooperationspartner nur die Körperschaft als solche (z. B. eine Hochschule oder außerhochschulische Forschungseinrichtung) in Betracht kommt. Bloße Teile der Gesamtorganisation wie einzelne Fakultäten oder rechtlich unselbstständige Institute können nicht als Kooperationspartner fungieren.
  • Die Kooperationsvereinbarung ist von demjenigen Organ innerhalb der jeweiligen Einrichtung zu unterzeichnen, das dort die Umsetzung der Regeln guter wissenschaftlicher Praxis „verantwortet“. Bei Hochschulen ist dies in der Regel die Hochschulleitung.

Können wir in der Kooperationsvereinbarung noch über die genannten Punkte hinausgehende Aspekte regeln?

Zwischen den Einrichtungen, die bei der Umsetzung des Kodex kooperieren, können weitere Absprachen getroffen werden. Diese können sich etwa auf finanzielle oder auch personelle Aspekte im Hinblick auf die Zusammenarbeit erstrecken. Diese Vereinbarungen können im Muster der Kooperationsvereinbarung ergänzt werden, das die DFG-Geschäftsstelle zur Verfügung stellt, sie müssen der DFG-Geschäftsstelle aber nicht mitgeteilt werden.

An wen kann ich mich wenden, wenn ich selbst keine Einrichtung finde, die sich zu einer Kooperation bereit erklärt?

  • Findet Ihre Einrichtung selbst keinen Kooperationspartner, können Sie sich an die Geschäftsstelle der Hochschulrektorenkonferenz (HRK) wenden (gwp@hrk.de), die sich im Austausch mit Ihnen um die Vermittlung einer Kooperationseinrichtung bemühen wird.
  • In Ombudsangelegenheiten können sich die betreffenden Einrichtungen an das Gremium „Ombudsman für die Wissenschaft“ wenden.

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