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Leitlinie 6

Ombudspersonen

Hochschulen und außerhochschulische Forschungseinrichtungen sehen mindestens eine unabhängige Ombudsperson vor, an die sich ihre Mitglieder und Angehörigen in Fragen guter wissenschaftlicher Praxis und in Fragen vermuteten wissenschaftlichen Fehlverhaltens wenden können. Sie tragen hinreichend dafür Sorge, dass die Ombudspersonen an der Einrichtung bekannt sind. Für jede Ombudsperson ist eine Vertretung für den Fall der Besorgnis der Befangenheit oder der Verhinderung vorzusehen.

Erläuterungen:

Die Ombudspersonen dürfen während der Ausübung dieses Amtes nicht Mitglied eines zentralen Leitungsgremiums ihrer Einrichtung sein. Die Amtszeit von Ombudspersonen ist zeitlich begrenzt. Eine weitere Amtszeit ist möglich. Als Ombudspersonen werden integere Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler mit Leitungserfahrung ausgewählt. Sie beraten als neutrale und qualifizierte Ansprechpersonen in Fragen guter wissenschaftlicher Praxis und in Verdachtsfällen wissenschaft­lichen Fehlverhaltens und tragen, soweit möglich, zur lösungsorientierten Konfliktvermittlung bei. Die Ombudspersonen nehmen die Anfragen unter Wahrung der Vertraulichkeit entgegen und leiten Verdachtsfälle wissenschaftlichen Fehlverhaltens im Bedarfsfall an die verantwortliche Stelle, zumeist eine Untersuchungskommission, an ihrer Einrichtung weiter.

Die Ombudspersonen erhalten von den Hochschulen und außerhochschulischen Forschungseinrichtungen die erforderliche inhaltliche Unterstützung und Akzeptanz bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben. Zur Steigerung der Funktionsfähigkeit des Ombudswesens sehen die Einrichtungen Maßnahmen zur anderweitigen Entlastung der Ombudspersonen vor.

Hochschulen und außerhochschulische Forschungseinrichtungen nehmen in ihre Regelungen ein Wahlrecht dergestalt auf, dass sich ihre Mitglieder und Angehörigen an die lokale Ombudsperson der Einrichtung oder an das überregional tätige Gremium „Ombudsman für die Wissenschaft“ wenden können.

Das Gremium „Ombudsman für die Wissenschaft“ ist eine unabhängige Instanz, die zur Beratung und Unterstützung in Fragen guter wissenschaftlicher Praxis und ihrer Verletzung durch wissenschaftliche Unredlichkeit zur Verfügung steht.

FAQ Ombudswesen

An wen wende ich mich in Fragen guter wissenschaftlicher Praxis bzw. bei dem Verdacht eines wissenschaftlichen Fehlverhaltens? Was muss ich bei einer Anzeige beachten? Wie sieht eine typische Überprüfung solcher Verdachtsfälle aus?

Auf welcher Eskalationsebene kann die Ombudsperson beratend tätig werden?

  • Die Ombudsperson ist für „niedrigschwellige“ Lösungen aufzusuchen, d. h. es geht um ein Gesprächsangebot mit dem Ziel einer Klärung, einer Vermittlung, mitunter einer Mediation.
  • Nur eine niedrige Eskalationsebene kann Gegenstand der Beratung sein.
  • Die Anrufung einer Ombudsperson darf nicht als „Ebene des Scheiterns“ angesehen werden, im Gegenteil: Es soll zu einer Kontaktaufnahme mit einer Ombudsperson innerhalb einer Einrichtung ermutigt werden.

An welche Person, ggf. an welche Einrichtung, kann ich mich als Ombudsperson wenden, wenn ich konkreten (anonymisierten) Beratungsbedarf für eine Ombudsangelegenheit habe?

  • an eine andere Ombudsperson der eigenen Einrichtung
  • an eine Ombudsperson einer anderen Einrichtung („Vernetzungsgedanke“)
  • an das Gremium „Ombudsman für die Wissenschaft“
  • an das Team Wissenschaftliche Integrität der DFG:
    • gwp@dfg.de (bei Fragen zur guten wissenschaftlichen Praxis)
      oder
    • wi@dfg.de (bei Fragen zu Verdachtsfällen wissenschaftlichen Fehlverhaltens)

Wie kann ich an meiner Einrichtung ein Wahlrecht zwischen der lokalen Ombudsperson und dem überörtlichen Gremium „Ombudsman für die Wissenschaft“ vorsehen?

In der „Regelung“ zur Umsetzung der Leitlinien und Erläuterungen des Kodex (Ordnung / Satzung oder vergleichbar) der jeweiligen Einrichtung ist ausdrücklich die Formulierung aufzunehmen, dass ein Wahlrecht zwischen der lokalen Ombudsperson und dem überörtlichen Gremium „Ombudsman für die Wissenschaft“ bestehen soll. Mit einer solchen Formulierung haben Ratsuchende ein Wahlrecht, das ihre Einrichtung ihnen ausdrücklich eröffnet. 

Welche Methoden bieten sich für die „Bekanntmachung“ von Ombudspersonen an?

Für die „Bekanntmachung“ von Ombudspersonen bieten sich verschiedene Wege an, beispielsweise:

  • Bekanntmachung auf der Homepage an gut und leicht auffindbarer Stelle; der Suchbegriff „Ombudsperson“ sollte dabei weiterhelfen.
  • Bekanntmachung durch einen Aushang, im Vorlesungsverzeichnis, in internen Mitteilungsblättern, in sozialen Medien.
  • Vorstellung der Ombudspersonen in geeigneten Veranstaltungsformaten an der jeweiligen Einrichtung.
  • Bei Personaleinstellungen eignet sich die Bekanntgabe der Ombudspersonen auch in Informationsbroschüren.
  • Bitte immer die neuen sowie ausgeschiedenen Ombudspersonen der Geschäftsstelle des Gremiums „Ombudsman für die Wissenschaft“ melden, damit die Liste „Überblick über aktuelle Ombudspersonen“ für Ratsuchende stets aktuell ist.

Maßnahmen zur „Entlastung“ von Ombudspersonen

Mögliche Maßnahmen zur Entlastung von Ombudspersonen sind:

  • Ombudspersonen können zeitlich und inhaltlich durch die Einrichtung einer Geschäftsstelle für Ombudsangelegenheiten entlastet werden.
  • Eine Entlastung für Ombudspersonen kann auch durch eine Stundenreduktion der Lehrtätigkeit erfolgen.
  • Die Benennung mehrerer Ombudspersonen an einer Einrichtung führt ebenfalls zu entlastenden Effekten.

Wer kann mir Informationen und Tipps zur Einrichtung einer eigenen
„Geschäftsstelle für das Ombudswesen“ geben?

Die Geschäftsstelle des Gremiums „Ombudsman für die Wissenschaft“ kann hier weitere Informationen geben und insbesondere an Einrichtungen verweisen, die bereits eine Geschäftsstelle für das Ombudswesen eingerichtet haben.

Wie kann ich das Thema „gute wissenschaftliche Praxis“ (gwP) in meiner Einrichtung besser verankern und positionieren?

  • GwP sollte zu einem „regelmäßigen“ Austauschthema in der Einrichtung werden; dazu gehören auch Evaluationsstrukturen sowie die Fragestellung:
  • Wen an meiner Einrichtung binde ich in das Thema ein (z. B. Fakultätsrat, Senat …)?
  • Für das Thema gwP ist bereits im Kontext von Berufungsverhandlungen zu sensibilisieren; Expertise in gwP sollte Inhalt jeder Berufungsvereinbarung sein.
  • Bei Einführungstagen/-veranstaltungen für neue Professorinnen und Professoren sollte gwP eines der adressierten Themen sein.
  • In der hochschulischen Ausbildung sollte gwP ein fester Bestandteil sein; so sollten Veranstaltungen zur gwP fest zum Curriculum gehören, u.a. Voraussetzung sein, um sich für den Masterstudiengang anmelden zu können; hierzu sollten Konzepte entwickelt werden.
  • Es sollten überdies Schulungen für Ombudsleute angeboten werden, damit auch diese ihre Expertise ausbauen und in einen Erfahrungsaustausch treten können. Die insgesamt positive Ausgestaltung des Amtes der Ombudsperson sollte durch die Einrichtung unterstützt werden.

Fällt eine Sprecherin bzw. ein Sprecher eines Forschungsverbunds unter den Begriff „zentrales Leitungsgremium“?

Nein, dieser Personenkreis ist vom Sinn und Zweck der Regelung nicht erfasst, da er i. d. R. institutionell unabhängig von der Leitung der Einrichtung agieren und in entsprechenden Konfliktfällen beraten kann.

In Leitlinie 6 des Kodex werden explizit die Amtszeiten der Ombudspersonen zeitlich begrenzt. Gilt diese Regelung auch für die Mitglieder von Untersuchungskommissionen?

Dies wäre denkbar und trägt dem Grundgedanken der Vermeidung von Abhängigkeitsverhältnissen Rechnung; es ist aber nach dem Kodex keine zwingende Vorgabe. 

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